江苏财经职业技术学院党政公文处理办法 (修 订)

发布者:金融学院发布时间:2020-12-18浏览次数:10




第一章    

第一条  为进一步推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和工作效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214)《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)与《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则(试行)(苏办发〔201237),结合学校实际,特制定本办法。

第二条  学校公文,是学校实施领导、履行职能、处理公务以及管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等重要工具。

第三条  公文处理要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。要求严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家和学校秘密的安全。

第四条  学校办公室是学校公文处理中心,负责学校党政公文处理并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第五条  公文处理工作实行分级负责、归口处理的组织形式。各部门应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,由专人负责公文处理工作。

第二章  公文种类

第六条  学校发文的公文种类主要有:

(一) 决定。适用于对学校重要事项做出决策和部署,奖惩有关部门、单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

(二) 决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。

(三) 公告。适用于向校内外宣布重要事项。

(四) 通知。适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布、传达要求有关部门、单位办理和需要周知或执行的事项,任免人员。

(五) 通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或交流重要情况。

(六) 报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。

(七) 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(八) 批复。适用于答复下级机关的请示事项。

(九) 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十) 函。适用于不相隶属机关之间或与校外一般单位商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。作为存档材料。

第三章   公文格式

第七条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

公文格式各要素的具体要求为:

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全

称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。多个抄送机关一般按照先外后内、先大后小顺序排列。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

第八条  公文的具体版式按照《江苏财经职业技术学院党政机关公文版式》执行(详见附件)。

第九条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十条  公文用纸幅面采用国际标准 A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。

第十三条  向上级部门行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级部门,根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位,不抄送下级单位。

(二)各部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经学校党政同意或者授权;属于单位职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(三)各部门的请示事项,如需以学校名义向上级部门请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级部门。

(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级部门负责人直接交办事项外,不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。

(六)受双重领导的单位向一个上级部门行文,必要时抄送另一个上级部门。

 (七)请示事项涉及校内其他单位业务范围时,应经过协商并取得一致意见后上报;未经协商,不得上报。

第十四条  向下级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时报送发文单位的直接上级部门。

(二)办公室根据学校党委、行政授权,可以苏财院委办、苏财院办文件的形式向其他部门行文,其他部门不得以本部门文件形式向其他部门发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求。

(三)涉及多个单位职权范围内的事务,单位之间未协商一致的,不得向下行文。

(四)向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

第十五条  学校党委和行政、同级党政部门、党政部门与其他同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。

学校内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第五章  公文拟制

第十六条  公文拟制包括公文的拟稿、会稿、审核、签发等程序。

第十七条  拟稿。学校制发公文,根据公文所涉及的业务范畴,由相应职能部门负责拟稿;内容涉及几个部门时,由主办部门会同有关部门协商拟稿。

拟稿的基本要求是:

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

3.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表达准确,文字精练。

4.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

5.拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

6.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

7.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

8.应当使用国家法定计量单位。

9.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

10.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

11.拟稿必须符合格式要求。

第十八条  拟制公文时,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商会稿,取得一致意见后方可行文。会稿由拟稿部门人员传递,由会稿部门负责人完成。

第十九条  审核。以学校名义印发的公文,经部门负责人审核后,在OA系统中申请部门发文流转至办公室审核后,由办公室流转至学校主要负责人审核。内容涉及多个部门的公文,由主办部门负责送相关部门会签后,方可在OA系统中申请发文流转办公室审核。未经部门负责人审核签字或会签的文稿,不得直接在OA系统中申请发文并流转至办公室。

审核的重点是:

1.是否确需行文;

2.内容是否符合有关政策规定,与其他公文有无重复或矛盾;

3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;

4.行文方式是否妥当;

5.文字表达是否恰当、准确,文种引用是否正确,格式是否规范;

6.是否符合行文规则和拟稿的其他要求。

对不符合要求的文稿,属原则性问题或具体业务问题,应当退回拟稿单位并说明理由;属文字表达上的问题,由办公室专门人员负责修改或请原拟稿单位修改后重新报送。

第二十条  签发。学校重要公文和上行文由学校主要领导签发,各部门、单位重要公文和上行文按分工负责的原则由分管校领导签发。

签发后的公文即成定稿,并据此生效,原则上不得再作修改。若确需修改,需征得签发人同意。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。

凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。

第六章  公文办理

第二十一条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条  收文办理指收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。

(一)签收和登记。对收到的上级机关和外单位来文或参加会议带回的公文,办公室文书人员应当清点审核,确认无误后及时登记编号。

(二)拟办和批办。办公室文书人员签收、登记后,送办公室负责人阅批。办公室负责人根据文件内容和性质提出拟办意见,送校领导批示或者交有关部门办理。

(三)承办。需要办理的公文,主办部门(或承办人)应及时办理和答复,不得延误、推诿;阅知性文件,各有关部门负责人阅文后应签名并注明日期;阅办性文件,各有关部门负责人应认真按公文要求和领导批示办理,并注明办理情况,及时反馈回办公室。紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者本部门不宜办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关或者主要负责人协调或裁定。

(四)传阅。公文的转呈、转送均由文书人员进行,领导之间、各部门之间及领导与部门之间,一般不直接转送公文。收文的原件(包括附件)应始终保持完整。领导在阅文时,以及各部门在承办、阅办文件时,不应在原文上涂划或签注意见。各部门要根据收文的秘级和阅知范围做好保密和安全工作。

各部门若需转发上级公文,须经学校同意,并按发文有关规程办理。

(五)催办。送领导批示或者交有关部门办理的公文,文书人员要负责催办,及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

(六)答复。需要复文的公文,按发文规定程序及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十三条  发文办理是指以本单位名义制发公文的过程,包括复核、登记编号、印制、校对、用印、分发等程序。

(一)复核。已经负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记编号。以学校名义行文,由办公室统一登记编号;各部门、单位制发的处室文件,由各部门、单位根据学校有关规定按统一格式自行登记编号。

(三)排版和校对。以学校名义发文,由办公室负责排版。公文正式印发前,拟稿人应当认真校对。

(四)用印。以学校名义发文,由办公室加盖印章。

第二十四条  涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装,加贴密封签或加盖密封章。

第二十五条  公文办理完毕后,应根据档案管理办法和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。个人不得保存应当归档的公文。各相关部门、单位应依照学校档案管理的工作要求,将上年度立卷的公文,及时按有关规定做好公文归档工作。

两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

第七章  公文管理

第二十六条  各部门应当建立健全公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十七条  校外来文和学校党政公文由办公室专人管理。加强机要保密管理,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十八条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者上级部门决定。

第二十九条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第三十条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导或办公室主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十一条  公文的撤销和废止,由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十二条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十三条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十四条  对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。

第三十五条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案室。

工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十六条  新设立的党政管理部门应当向办公室提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位代字,部门合并或者撤销时,相应进行调整。

第八章    

第三十七条  本办法由办公室负责解释。

第三十八条  本办法自20201127日起执行。

第三十九条  其它未尽事宜经相关部门会商,由办公室负责解释。

 

附件:江苏财经职业技术学院党政公文版式

 

 

 




 


 

 


中共江苏财经职业技术学院委员会

20201127

 

 

 

 

 

                                                       

江苏财经职业技术学院党委办公室     20201127日印发

                                                           

附件:

江苏财经职业技术学院党政公文版式

 

根据《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012),结合学校工作实际,制定本版式。

一、版面要求

(一)页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm

(二)页面设置

A4型纸张,页边距上3.6厘米、下3.6厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。文档网格每行28个字、每页22行。

二、公文格式各要素的版面划分

版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

三、版头

(一)份号

如需标注份号,用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

(二)密级和保密期限

如需标注密级和保密期限,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(三)紧急程度

如需标注紧急程度,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(四)发文单位标志

发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用方正小标宋简体字,颜色为红色。联合行文时,应当将主办单位名称排列在前。

(五)发文字号

编排在发文单位标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号〔〕括入;发文顺序号不加字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

(六)签发人

签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置。签发人三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(七)版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

四、主体

(一)标题

2号方正小标宋简体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

(二)主送单位

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记。

(三)正文

公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

文中结构层次序数依次用一、”“(一)”“1.”“1标注;第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

(四)附件说明

如有附件,在正文下空一行左空二字编排附件二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(五)发文单位署名、成文日期和印章

1.加盖印章的公文。成文日期右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一单位行文时,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

2.不加盖印章的公文。单一单位行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文单位署名,在发文单位署名下一行编排成文日期,首字比发文单位署名首字右移二字,如成文日期长于发文单位署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文单位署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办单位署名,其余发文单位署名依次向下编排。

3.成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

4.特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

(六)附注

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(七)附件

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。附件二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件顺序号。

五、版记

(一)版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线,中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

(二)报送部门

如有报送上级部门,用4号仿宋体字,在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。报送二字后加全角冒号和报送部门名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个报送部门名称后标句号。

(三)抄送单位

如有抄送单位,编排方法同报送部门。既有报送部门又有抄送单位时,应将报送部门置于抄送单位之上一行,之间不加分隔线。

(四)印发单位和印发日期

印发单位和印发日期用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加印发二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

六、页码

4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

七、特定格式

(一)信函

发文单位标志上边缘至上页边为30mm,下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。首页不显示页码。版记不加印发单位和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

(二)纪要

纪要标志由“XXXXX纪要组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm。标注出席人员名单,用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排出席二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将出席二字改为请假列席外,编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。